Sono molti gli strumenti utili al corretto svolgimento dello smart working. Lavorare bene ed essere più produttivi, non significa necessariamente stare tra le mura dell’ufficio. Ma crearsi il giusto ambiente di lavoro, ovunque esso sia. Per fare ciò, sono necessari:
- la giusta mentalità (da parte in primis del datore di lavoro, ma anche di base del lavoratore);
- i giusti strumenti “fisici” (forniti dall’azienda ed integrati in funzione delle proprie necessità);
- i giusti strumenti “virtuali”.
I requisiti per lo smart working: l’infrastruttura
Innanzitutto, l’impresa deve strutturarsi e mettere quindi il dipendente nella condizione di lavorare anche fuori dall’ufficio. La postazione di lavoro dovrebbe essere fedelmente riprodotta da remoto. La connessione internet deve essere valida e garantita. La privacy deve essere mantenuta (l’azienda dovrà investire in modo da garantire la sicurezza dei dati che dall’azienda stessa escono). Inoltre, l’azienda dovrà dotare il lavoratore di una infrastruttura adeguata.
Grazie alla tecnologia, l’impresa può dotare il lavoratore smart dei giusti strumenti virtuali. Il ricorso al cloud è fondamentale nello smart working, per poter svolgere la propria mansione e mantenere il contatto con colleghi e capi. Grazie al cloud, infatti, oggi è permessa la consultazione, l’utilizzo e la modifica dei documenti presenti in ufficio. Da qualunque dispositivo in qualunque posto. Bisogna essere autorizzati e possedere credenziali di accesso, e il gioco è fatto.
Scegliere dove lavorare
Lavorare da remoto non significa necessariamente lavorare da casa. Se non si vuole (per non portare il lavoro nella vita privata) o non si può (non si ha lo spazio fisico) lavorare da casa, ci si può appoggiare a spazi ad hoc, come i coworking. Numerose applicazioni aiutano nella ricerca di spazi in funzione della zona e delle caratteristiche ricercate. DeskNear.me permette di trovare la “scrivania” desiderata, nel mondo. WorkSnug si basa su feedback dei clienti, per trovare non solo coworking, ma spazi con connessione internet e le condizioni ambientali idonee. ShareDesk permette di trovare spazi di coworking o uffici arredati, nel mondo.
Gli strumenti fisici per il lavoro da remoto
Oltre alle applicazioni ed alla consultazione di documenti da remoto, l’azienda dovrà fornire all’impiegato i giusti mezzi fisici per poter lavorare da casa. Smartphone, cuffie, pc e tablet, webcam, strumenti per consentire le videochat e gli aggiornamenti in tempo reale con lo spazio di lavoro. Il lavoratore può poi apportare le proprie modifiche a ciò che dall’azienda gli viene fornito.
Un’ottima alternative alle cuffie auricolari, ad esempio, per isolarsi dai rumori di fondo (presenti in casa o nello spazio di coworking, con il vicino costantemente al telefono) sono le cuffie professionali wireless “noise-cancelling”.
E’ possibile utilizzare sul proprio pc, in ufficio o da remoto, l’app F.lux. Questa adatta la luminosità dello schermo al momento della giornata, per non affaticare la vista.
Una caricabatterie portatile o “power bank” potrebbe essere fondamentale per poter ricaricare sempre ed ovunque i propri dispositivi. Specie per lo smart worker che lavori al di fuori delle quattro mura.
Le app come strumenti utili allo smart working
Sono molte le applicazioni on line, facilmente utilizzabili e spesso gratuite. Con differenti scopi permettono di lavorare da remoto.
- Controllo: TeamViewer o equivalenti, un sistema che tramite credenziali di accesso, rende possibile accedere al desktop del proprio pc o direttamente del server, in ufficio.
- Condivisione di documenti: Google Drive permette di tenere in cloud tutti i documenti che si vogliono avere a disposizione ovunque. Permette anche di condividerne cartelle (in sola lettura o con possibilità di porre modifiche) con altri utenti registrati ed autorizzati. WeTranfer consente di spedire velocemente via mail contenuti anche molto pesanti.
- Firma di documenti: Docusign consente la firma elettronica di documenti on line.
- Telefonate: Skype permette call conference e videochiamate. Messagenet o simili, basati sulla tecnologia VoIP, molto utile per chiunque voglia portare con sé un numero di telefono fisso. Whatsapp può essere utile per condividere velocemente informazioni in gruppi dedicati.
- Check-list: Evernote consente di organizzare e condividere note.
- Monitoraggio e condivisione delle attività lavorative: Basecamp consente di monitorare le attività lavorative, comunicare con colleghi, pianificare progetti. Asana e Trello permettono di lavorare in team da remoto. Trello in particolare, consente di condividere progetti e to-do-list con altri utenti. Ma anche di assegnare i singoli task dei membri del team. Permette inoltre di gestire promemoria e checklist. Slack è strumento di comunicazione aziendale che permette tra il resto di effettuare scambi informativi e di business. Idonethis invia quotidianamente report su attività e progressi dei lavoratori connessi.
- Fatturazione: Expensify consente tramite foto, di salvare sul proprio smartphone documenti (ad esempio fatture) e di registrarli in contabilità. Utile in aggiunta ai programmi che eventualmente fornisce l’azienda per fatturare.
- Registrazione vocale: Dragon Dictation, app di registrazione vocale, offre la possibilità di dettare messaggi e testi in genere, anziché scriverli. Any.do, sempre tra le applicazioni atte alle to-do-list, ha lo scopo di appuntare liste di attività grazie però al riconoscimento vocale.
- Calendari: GoogleCalendar o applicativi equivalenti, permettono di programmare le attività, gli eventi, le prenotazioni, gli appuntamenti. In condivisione con il proprio team di lavoro. Così tutti ne rimangano aggiornati in tempo reale.
Le app per gestire le pause
Lavorare da remoto significa gestire il proprio tempo nel migliore dei modi; esistono così una serie di applicazioni nate con lo scopo di gestire le pause.
Da un lato, è più facile distrarsi. Arriva in soccorso RescueTime: lasciata in background, monitora la quantità di tempo speso nelle varie attività. Inoltre blocca i siti da noi precedentemente indicati come potenziali distrazioni.
D’altro canto, si rischia di non staccare mai la spina. Per questo è nata FocusBooster, che tiene traccia dei tempi di lavoro. L’app suddivide le attività da svolgere in task di 25 minuti di durata (intervallate da 5 minuti di pausa).
Sono molti gli strumenti utili allo smart working. Scopri quello che fanno più a caso tuo!
_Elena